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Accords de coproduction
Description : Dossiers relatifs au maintien ou à la renégociation des Accords de coproduction en vigueur, et la correspondance pertinente ; documents relatifs à la négociation d’accords éventuels et aux projets pour lesquels on demande le statut officiel de coproduction.
Types de documents : Accords internationaux ; politiques, demandes de recommandation au préliminaire et au final ; demandes d’aide financière (mini-traité Canada/France) ; rapports de recommandation ; correspondance ; contrats.
Numéro du dossier : TFC COP 010

• Demandes en lien avec des programmes ou activités
  Description : Les documents contenant les renseignements décrits dans ce fichier servent à valider l’admissibilité des requérants (par ex., personnes physiques, associations, compagnies, organismes ou autres regroupements) et de leurs demandes de financement , de leurs demandes de recommandation dans le but d’obtenir le statut de coproduction officielle, ou de leurs demandes de participation à une activité organisée par Téléfilm. Le soutien financier octroyé aux requérants vise principalement le développement, la production et la mise en marché et/ou promotion de projets, mais peut aussi servir à financer des activités de développement professionnel, de mentorat, de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger, des déplacements et le développement des talents au sein de l’industrie audiovisuelle. Selon le programme, le processus décisionnel quant à l’octroi de financement peut comporter des recommandations émises par des comités d’évaluation par les pairs ou des jurys. Le fichier contient des renseignements personnels obtenus des requérants incluant : administrateurs, dirigeants, actionnaires et représentants ou mandataires autorisés, nom, coordonnées, renseignements biographiques, renseignements sur la filmographie, curriculum vitæ, statut de citoyenneté, renseignements sur l’équité et la diversité (incluant l’appartenance aux communautés noires, autochtones ou racialisées ou à des communautés sous-représentées), sexe, orientation sexuelle, statut d’invalidité, appartenance à des communautés de langues officielles en situation minoritaire, langue, numéro d’identification, , informations financières, droits d’auteur, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), ententes, lettres d’invitation, lettres d’appuis, opinions et points de vue de personnes ou au sujet de tiers, etc. Il peut aussi contenir des renseignements sur d’autres créateurs ou des tiers requérants, des mentors, des partenaires ou encore des formulaires de mise à jour d’un projet, des rapports et des requêtes (par exemple, demandes de prolongation), etc.
  Catégorie de personnes : Requérants ayant sollicité un soutien financier auprès de Téléfilm Canada, ou ayant sollicité une recommandation dans le but d’obtenir le statut de coproduction officielle, ou ayant sollicité une aide financière provenant des diverses formes de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger qu’offre potentiellement Téléfilm Canada, ou s’étant inscrit pour prendre part à une activité organisée par Téléfilm Canada ; personnel administratif, administrateurs, dirigeants et actionnaires des requérants ; créateurs ; tiers requérants ; partenaires ; consultants ; mentors ; agents ; mandataires.
  But : On recueille ces renseignements afin de valider l’admissibilité des requérants; de prendre, à l’issue du processus d’évaluation, des décisions de financement fondées sur la qualité du projet ou de l’activité proposé(e) et l’incidence du projet ou de l’activité en fonction des objectifs du programme quant à l’admissibilité; de recommander, à l’issue du processus d’évaluation, les projets susceptibles d’être reconnus par le ministère du Patrimoine canadien comme des coproductions audiovisuelles régies par les traités que le Canada a signés ; d’autoriser l’inscription à une activité ; de décerner des prix ; de créer des fichiers de transactions pour les montants versés aux requérants sélectionnés ; de publier de façon proactive la liste des bénéficiaires sur le site Web Téléfilm Canada ; et aux fins de communications et de relations publiques. Le cas échéant, les noms et coordonnées de partenaires et de mentors sont recueillis en appui au requérant. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 10 de la Loi sur Téléfilm Canada.
  Usages compatibles : En conformité avec le but décrit ci-dessus, les renseignements personnels détenus par Téléfilm Canada peuvent être utilisés ou communiqués de façons suivantes :

1. le cas échéant, dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs ou par un jury, les demandes étant alors présentées à des comités de pairs-évaluateurs ou des jurys composés de membres issus de l’industrie audiovisuelle canadienne. Selon le programme, les demandes peuvent autrement être examinées par des évaluateurs externes ou des évaluateurs internes (analystes membres du personnel de Téléfilm Canada). Les renseignements personnels peuvent servir à déterminer l’admissibilité d’un requérant, et être consultés durant le processus d’évaluation. Le cas échéant, ils peuvent alors permettre d’évaluer la composition organisationnelle, notamment en ce qui concerne l’atteinte d’objectifs liés à l’équité et à la diversité, ainsi qu’aux communautés de langue officielle en situation minoritaire ;
2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités consultatifs et de travail ainsi que des pairs évaluateurs ou jurés ou évaluateurs externes potentiels pour examiner les demandes;
3. dans le cadre de consultations avec d’autres organismes canadiens de soutien à l’industrie audiovisuelle, y compris des institutions publiques fédérales, provinciales ou municipales, dans le but de confirmer des sources de financement;
4. pour rendre des comptes au conseil d’administration et à la haute direction.

Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :

5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de financement comme le nom du requérant, la ville, la province ou le territoire, le type de financement, le montant du financement, le programme, la langue et le titre du projet ou de l’activité aux fins de divulgation publique;
6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des rapports concernant ces activités;
7. avec le consentement des personnes concernées, pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages de Téléfilm Canada, ainsi que d’autres renseignements, auprès de l’industrie audiovisuelle;
8. pour la divulgation de noms et de coordonnées (par exemple l’adresse courriel) dans le cadre de certaines activités liées à la promotion et à des célébrations. Ces activités peuvent être accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités de Téléfilm Canada (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix, invitation à soumettre une candidature pour un prix, invitation à s’inscrire à un festival ou à un marché ou à une activité). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
9. Les coordonnées fournies durant le processus de dépôt d’une demande de financement ou d’inscription en ligne à une activité peuvent être utilisées pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux lorsque le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
10. Le cas échéant, des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels Téléfilm Canada a conclu une entente de partage de données.

Normes de conservation et de destruction : Les demandes sont conservées pendant 8 ans, puis détruites conformément au calendrier de conservation documentaire de Téléfilm Canada et en conformité avec l’autorisation de disposition de documents émise par Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2015/015
Renvoi au document no. : TFC PRO 015, TFC COP 010, TFC DEM 025, TFC FEM 020
Enregistrement (SCT) : 20210050
Numéro de fichier : TFC PPU 015

• Auto-identification volontaire
  Description : Les documents contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des requérants, des partenaires, des membres actifs ou potentiels pour les comités consultatifs et de travail, ainsi que des pairs évaluateurs ou jurés ou analystes externes actifs ou potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe, de l’orientation sexuelle, du statut d’invalidité, de l’appartenance à des communautés de langues officielles en situation minoritaire, de renseignements sur l’équité ainsi que sur la diversité (incluant l’appartenance aux communautés noires, autochtones ou racialisées ou à des communautés sous-représentées), recueillis à l’aide d’un formulaire ou questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.
  Catégorie de personnes : Les requérants qui présentent une demande au titre d’un programme de financement de Téléfilm Canada, ou qui désirent obtenir le statut de coproduction officielle pour leurs productions, ou qui sollicitent un aide financière provenant des diverses formes de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger qu’offre potentiellement Téléfilm Canada, ou qui désirent prendre part à une activité organisée par Téléfilm Canada, ainsi que les partenaires, les personnes qui effectuent des évaluations, les pairs évaluateurs ou jurés, ou membres des groupes consultatifs et de travail, actifs ou potentiels.
  But : Les renseignements personnels fournis orientent les mesures en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement relativement au soutien ciblé notamment pour les requérants qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire, ou qui proviennent des communautés noires, autochtones ou racialisées, ou appartenant à des communautés sous-représentées. Les mesures en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement fonctionnent parallèlement aux autres programmes de financement et activités, et leur prestation requiert que les requérants individuels ou collectifs sollicitant un soutien financier ciblé ou désirant s’inscrire à une activité s’identifient volontairement.
  Usages compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

1. pour respecter les engagements de Téléfilm Canada à créer une industrie audiovisuelle plus représentative ;
2. pour générer des rapports qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé dans le cadre des mesures mises en place en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement;
3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des équipes d’évaluation, des jurys, ainsi que des groupes consultatifs et de travail, à l’interne comme à l’externe ;
4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes et activités de Téléfilm Canada;
5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et à la haute direction;
6. le cas échéant, pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels Téléfilm Canada a conclu une entente de partage de données.

Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant 7 ans, puis détruits conformément au calendrier de conservation documentaire de Téléfilm Canada et en conformité avec l’autorisation de disposition de documents émise par Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2015/015
Renvoi au document no. : TFC PRO 015, TFC COP 010, TFC DEM 025, TFC FEM 020, TFC PPO 005
Enregistrement (SCT) : 20210075
Numéro de fichier : TFC PPU 025

Production et développement
Description : Dossiers des transactions effectuées dans le cadre des fonds d’aide au développement et à la production gérés par la Société.
Types de documents : Demandes de financement ; rapports de recommandation ; documents corporatifs ; documents de chaîne de titre ; rapports de mise en marché ; curriculum vitae ; rapports de lecture ; documents financiers; contrats; correspondance.
Numéro du dossier : TFC PRO 015

• Demandes en lien avec des programmes ou activités
  Description : Les documents contenant les renseignements décrits dans ce fichier servent à valider l’admissibilité des requérants (par ex., personnes physiques, associations, compagnies, organismes ou autres regroupements) et de leurs demandes de financement , de leurs demandes de recommandation dans le but d’obtenir le statut de coproduction officielle, ou de leurs demandes de participation à une activité organisée par Téléfilm. Le soutien financier octroyé aux requérants vise principalement le développement, la production et la mise en marché et/ou promotion de projets, mais peut aussi servir à financer des activités de développement professionnel, de mentorat, de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger, des déplacements et le développement des talents au sein de l’industrie audiovisuelle. Selon le programme, le processus décisionnel quant à l’octroi de financement peut comporter des recommandations émises par des comités d’évaluation par les pairs ou des jurys. Le fichier contient des renseignements personnels obtenus des requérants incluant : administrateurs, dirigeants, actionnaires et représentants ou mandataires autorisés, nom, coordonnées, renseignements biographiques, renseignements sur la filmographie, curriculum vitæ, statut de citoyenneté, renseignements sur l’équité et la diversité (incluant l’appartenance aux communautés noires, autochtones ou racialisées ou à des communautés sous-représentées), sexe, orientation sexuelle, statut d’invalidité, appartenance à des communautés de langues officielles en situation minoritaire, langue, numéro d’identification, , informations financières, droits d’auteur, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), ententes, lettres d’invitation, lettres d’appuis, opinions et points de vue de personnes ou au sujet de tiers, etc. Il peut aussi contenir des renseignements sur d’autres créateurs ou des tiers requérants, des mentors, des partenaires ou encore des formulaires de mise à jour d’un projet, des rapports et des requêtes (par exemple, demandes de prolongation), etc.
  Catégorie de personnes : Requérants ayant sollicité un soutien financier auprès de Téléfilm Canada, ou ayant sollicité une recommandation dans le but d’obtenir le statut de coproduction officielle, ou ayant sollicité une aide financière provenant des diverses formes de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger qu’offre potentiellement Téléfilm Canada, ou s’étant inscrit pour prendre part à une activité organisée par Téléfilm Canada ; personnel administratif, administrateurs, dirigeants et actionnaires des requérants ; créateurs ; tiers requérants ; partenaires ; consultants ; mentors ; agents ; mandataires.
  But : On recueille ces renseignements afin de valider l’admissibilité des requérants; de prendre, à l’issue du processus d’évaluation, des décisions de financement fondées sur la qualité du projet ou de l’activité proposé(e) et l’incidence du projet ou de l’activité en fonction des objectifs du programme quant à l’admissibilité; de recommander, à l’issue du processus d’évaluation, les projets susceptibles d’être reconnus par le ministère du Patrimoine canadien comme des coproductions audiovisuelles régies par les traités que le Canada a signés ; d’autoriser l’inscription à une activité ; de décerner des prix ; de créer des fichiers de transactions pour les montants versés aux requérants sélectionnés ; de publier de façon proactive la liste des bénéficiaires sur le site Web Téléfilm Canada ; et aux fins de communications et de relations publiques. Le cas échéant, les noms et coordonnées de partenaires et de mentors sont recueillis en appui au requérant. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 10 de la Loi sur Téléfilm Canada.
  Usages compatibles : En conformité avec le but décrit ci-dessus, les renseignements personnels détenus par Téléfilm Canada peuvent être utilisés ou communiqués de façons suivantes :

1. le cas échéant, dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs ou par un jury, les demandes étant alors présentées à des comités de pairs-évaluateurs ou des jurys composés de membres issus de l’industrie audiovisuelle canadienne. Selon le programme, les demandes peuvent autrement être examinées par des évaluateurs externes ou des évaluateurs internes (analystes membres du personnel de Téléfilm Canada). Les renseignements personnels peuvent servir à déterminer l’admissibilité d’un requérant, et être consultés durant le processus d’évaluation. Le cas échéant, ils peuvent alors permettre d’évaluer la composition organisationnelle, notamment en ce qui concerne l’atteinte d’objectifs liés à l’équité et à la diversité, ainsi qu’aux communautés de langue officielle en situation minoritaire ;
2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités consultatifs et de travail ainsi que des pairs évaluateurs ou jurés ou évaluateurs externes potentiels pour examiner les demandes;
3. dans le cadre de consultations avec d’autres organismes canadiens de soutien à l’industrie audiovisuelle, y compris des institutions publiques fédérales, provinciales ou municipales, dans le but de confirmer des sources de financement;
4. pour rendre des comptes au conseil d’administration et à la haute direction.

Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :

5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de financement comme le nom du requérant, la ville, la province ou le territoire, le type de financement, le montant du financement, le programme, la langue et le titre du projet ou de l’activité aux fins de divulgation publique;
6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des rapports concernant ces activités;
7. avec le consentement des personnes concernées, pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages de Téléfilm Canada, ainsi que d’autres renseignements, auprès de l’industrie audiovisuelle;
8. pour la divulgation de noms et de coordonnées (par exemple l’adresse courriel) dans le cadre de certaines activités liées à la promotion et à des célébrations. Ces activités peuvent être accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités de Téléfilm Canada (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix, invitation à soumettre une candidature pour un prix, invitation à s’inscrire à un festival ou à un marché ou à une activité). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
9. Les coordonnées fournies durant le processus de dépôt d’une demande de financement ou d’inscription en ligne à une activité peuvent être utilisées pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux lorsque le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
10. Le cas échéant, des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels Téléfilm Canada a conclu une entente de partage de données.

Normes de conservation et de destruction : Les demandes sont conservées pendant 8 ans, puis détruites conformément au calendrier de conservation documentaire de Téléfilm Canada et en conformité avec l’autorisation de disposition de documents émise par Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2015/015
Renvoi au document no. : TFC PRO 015, TFC COP 010, TFC DEM 025, TFC FEM 020
Enregistrement (SCT) : 20210050
Numéro de fichier : TFC PPU 015

• Auto-identification volontaire
  Description : Les documents contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des requérants, des partenaires, des membres actifs ou potentiels pour les comités consultatifs et de travail, ainsi que des pairs évaluateurs ou jurés ou analystes externes actifs ou potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe, de l’orientation sexuelle, du statut d’invalidité, de l’appartenance à des communautés de langues officielles en situation minoritaire, de renseignements sur l’équité ainsi que sur la diversité (incluant l’appartenance aux communautés noires, autochtones ou racialisées ou à des communautés sous-représentées), recueillis à l’aide d’un formulaire ou questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.
  Catégorie de personnes : Les requérants qui présentent une demande au titre d’un programme de financement de Téléfilm Canada, ou qui désirent obtenir le statut de coproduction officielle pour leurs productions, ou qui sollicitent un aide financière provenant des diverses formes de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger qu’offre potentiellement Téléfilm Canada, ou qui désirent prendre part à une activité organisée par Téléfilm Canada, ainsi que les partenaires, les personnes qui effectuent des évaluations, les pairs évaluateurs ou jurés, ou membres des groupes consultatifs et de travail, actifs ou potentiels.
  But : Les renseignements personnels fournis orientent les mesures en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement relativement au soutien ciblé notamment pour les requérants qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire, ou qui proviennent des communautés noires, autochtones ou racialisées, ou appartenant à des communautés sous-représentées. Les mesures en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement fonctionnent parallèlement aux autres programmes de financement et activités, et leur prestation requiert que les requérants individuels ou collectifs sollicitant un soutien financier ciblé ou désirant s’inscrire à une activité s’identifient volontairement.
  Usages compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

1. pour respecter les engagements de Téléfilm Canada à créer une industrie audiovisuelle plus représentative ;
2. pour générer des rapports qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé dans le cadre des mesures mises en place en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement;
3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des équipes d’évaluation, des jurys, ainsi que des groupes consultatifs et de travail, à l’interne comme à l’externe ;
4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes et activités de Téléfilm Canada;
5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et à la haute direction;
6. le cas échéant, pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels Téléfilm Canada a conclu une entente de partage de données.

Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant 7 ans, puis détruits conformément au calendrier de conservation documentaire de Téléfilm Canada et en conformité avec l’autorisation de disposition de documents émise par Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2015/015
Renvoi au document no. : TFC PRO 015, TFC COP 010, TFC DEM 025, TFC FEM 020, TFC PPO 005
Enregistrement (SCT) : 20210075
Numéro de fichier : TFC PPU 025

Aide à la mise en marché (Marketing), au doublage et au sous-titrage
Description : Documents concernant les avances accordées dans le cadre des fonds d’aide à la mise en marché ainsi que d’aide au doublage et au sous-titrage gérés par la Société ; dossiers relatifs à la distribution ou à la commercialisation de produits audiovisuels.
Types de documents : Demandes de financement ; documents corporatifs ; rapport de mise en marché ; rapports de recommandation ; contrats ; documents financiers ; correspondance.
Numéro du dossier : TFC DEM 025

• Demandes en lien avec des programmes ou activités
  Description : Les documents contenant les renseignements décrits dans ce fichier servent à valider l’admissibilité des requérants (par ex., personnes physiques, associations, compagnies, organismes ou autres regroupements) et de leurs demandes de financement , de leurs demandes de recommandation dans le but d’obtenir le statut de coproduction officielle, ou de leurs demandes de participation à une activité organisée par Téléfilm. Le soutien financier octroyé aux requérants vise principalement le développement, la production et la mise en marché et/ou promotion de projets, mais peut aussi servir à financer des activités de développement professionnel, de mentorat, de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger, des déplacements et le développement des talents au sein de l’industrie audiovisuelle. Selon le programme, le processus décisionnel quant à l’octroi de financement peut comporter des recommandations émises par des comités d’évaluation par les pairs ou des jurys. Le fichier contient des renseignements personnels obtenus des requérants incluant : administrateurs, dirigeants, actionnaires et représentants ou mandataires autorisés, nom, coordonnées, renseignements biographiques, renseignements sur la filmographie, curriculum vitæ, statut de citoyenneté, renseignements sur l’équité et la diversité (incluant l’appartenance aux communautés noires, autochtones ou racialisées ou à des communautés sous-représentées), sexe, orientation sexuelle, statut d’invalidité, appartenance à des communautés de langues officielles en situation minoritaire, langue, numéro d’identification, , informations financières, droits d’auteur, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), ententes, lettres d’invitation, lettres d’appuis, opinions et points de vue de personnes ou au sujet de tiers, etc. Il peut aussi contenir des renseignements sur d’autres créateurs ou des tiers requérants, des mentors, des partenaires ou encore des formulaires de mise à jour d’un projet, des rapports et des requêtes (par exemple, demandes de prolongation), etc.
  Catégorie de personnes : Requérants ayant sollicité un soutien financier auprès de Téléfilm Canada, ou ayant sollicité une recommandation dans le but d’obtenir le statut de coproduction officielle, ou ayant sollicité une aide financière provenant des diverses formes de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger qu’offre potentiellement Téléfilm Canada, ou s’étant inscrit pour prendre part à une activité organisée par Téléfilm Canada ; personnel administratif, administrateurs, dirigeants et actionnaires des requérants ; créateurs ; tiers requérants ; partenaires ; consultants ; mentors ; agents ; mandataires.
  But : On recueille ces renseignements afin de valider l’admissibilité des requérants; de prendre, à l’issue du processus d’évaluation, des décisions de financement fondées sur la qualité du projet ou de l’activité proposé(e) et l’incidence du projet ou de l’activité en fonction des objectifs du programme quant à l’admissibilité; de recommander, à l’issue du processus d’évaluation, les projets susceptibles d’être reconnus par le ministère du Patrimoine canadien comme des coproductions audiovisuelles régies par les traités que le Canada a signés ; d’autoriser l’inscription à une activité ; de décerner des prix ; de créer des fichiers de transactions pour les montants versés aux requérants sélectionnés ; de publier de façon proactive la liste des bénéficiaires sur le site Web Téléfilm Canada ; et aux fins de communications et de relations publiques. Le cas échéant, les noms et coordonnées de partenaires et de mentors sont recueillis en appui au requérant. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 10 de la Loi sur Téléfilm Canada.
  Usages compatibles : En conformité avec le but décrit ci-dessus, les renseignements personnels détenus par Téléfilm Canada peuvent être utilisés ou communiqués de façons suivantes :

1. le cas échéant, dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs ou par un jury, les demandes étant alors présentées à des comités de pairs-évaluateurs ou des jurys composés de membres issus de l’industrie audiovisuelle canadienne. Selon le programme, les demandes peuvent autrement être examinées par des évaluateurs externes ou des évaluateurs internes (analystes membres du personnel de Téléfilm Canada). Les renseignements personnels peuvent servir à déterminer l’admissibilité d’un requérant, et être consultés durant le processus d’évaluation. Le cas échéant, ils peuvent alors permettre d’évaluer la composition organisationnelle, notamment en ce qui concerne l’atteinte d’objectifs liés à l’équité et à la diversité, ainsi qu’aux communautés de langue officielle en situation minoritaire ;
2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités consultatifs et de travail ainsi que des pairs évaluateurs ou jurés ou évaluateurs externes potentiels pour examiner les demandes;
3. dans le cadre de consultations avec d’autres organismes canadiens de soutien à l’industrie audiovisuelle, y compris des institutions publiques fédérales, provinciales ou municipales, dans le but de confirmer des sources de financement;
4. pour rendre des comptes au conseil d’administration et à la haute direction.

Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :

5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de financement comme le nom du requérant, la ville, la province ou le territoire, le type de financement, le montant du financement, le programme, la langue et le titre du projet ou de l’activité aux fins de divulgation publique;
6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des rapports concernant ces activités;
7. avec le consentement des personnes concernées, pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages de Téléfilm Canada, ainsi que d’autres renseignements, auprès de l’industrie audiovisuelle;
8. pour la divulgation de noms et de coordonnées (par exemple l’adresse courriel) dans le cadre de certaines activités liées à la promotion et à des célébrations. Ces activités peuvent être accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités de Téléfilm Canada (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix, invitation à soumettre une candidature pour un prix, invitation à s’inscrire à un festival ou à un marché ou à une activité). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
9. Les coordonnées fournies durant le processus de dépôt d’une demande de financement ou d’inscription en ligne à une activité peuvent être utilisées pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux lorsque le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
10. Le cas échéant, des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels Téléfilm Canada a conclu une entente de partage de données.

Normes de conservation et de destruction : Les demandes sont conservées pendant 8 ans, puis détruites conformément au calendrier de conservation documentaire de Téléfilm Canada et en conformité avec l’autorisation de disposition de documents émise par Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2015/015
Renvoi au document no. : TFC PRO 015, TFC COP 010, TFC DEM 025, TFC FEM 020
Enregistrement (SCT) : 20210050
Numéro de fichier : TFC PPU 015

• Auto-identification volontaire
  Description : Les documents contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des requérants, des partenaires, des membres actifs ou potentiels pour les comités consultatifs et de travail, ainsi que des pairs évaluateurs ou jurés ou analystes externes actifs ou potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe, de l’orientation sexuelle, du statut d’invalidité, de l’appartenance à des communautés de langues officielles en situation minoritaire, de renseignements sur l’équité ainsi que sur la diversité (incluant l’appartenance aux communautés noires, autochtones ou racialisées ou à des communautés sous-représentées), recueillis à l’aide d’un formulaire ou questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.
  Catégorie de personnes : Les requérants qui présentent une demande au titre d’un programme de financement de Téléfilm Canada, ou qui désirent obtenir le statut de coproduction officielle pour leurs productions, ou qui sollicitent un aide financière provenant des diverses formes de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger qu’offre potentiellement Téléfilm Canada, ou qui désirent prendre part à une activité organisée par Téléfilm Canada, ainsi que les partenaires, les personnes qui effectuent des évaluations, les pairs évaluateurs ou jurés, ou membres des groupes consultatifs et de travail, actifs ou potentiels.
  But : Les renseignements personnels fournis orientent les mesures en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement relativement au soutien ciblé notamment pour les requérants qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire, ou qui proviennent des communautés noires, autochtones ou racialisées, ou appartenant à des communautés sous-représentées. Les mesures en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement fonctionnent parallèlement aux autres programmes de financement et activités, et leur prestation requiert que les requérants individuels ou collectifs sollicitant un soutien financier ciblé ou désirant s’inscrire à une activité s’identifient volontairement.
  Usages compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

1. pour respecter les engagements de Téléfilm Canada à créer une industrie audiovisuelle plus représentative ;
2. pour générer des rapports qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé dans le cadre des mesures mises en place en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement;
3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des équipes d’évaluation, des jurys, ainsi que des groupes consultatifs et de travail, à l’interne comme à l’externe ;
4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes et activités de Téléfilm Canada;
5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et à la haute direction;
6. le cas échéant, pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels Téléfilm Canada a conclu une entente de partage de données.

Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant 7 ans, puis détruits conformément au calendrier de conservation documentaire de Téléfilm Canada et en conformité avec l’autorisation de disposition de documents émise par Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2015/015
Renvoi au document no. : TFC PRO 015, TFC COP 010, TFC DEM 025, TFC FEM 020, TFC PPO 005
Enregistrement (SCT) : 20210075
Numéro de fichier : TFC PPU 025

Soutien à l’industrie
Description : Documents relatifs aux différentes aides destinées à l’industrie audiovisuelle accordées par la Société.
Types de documents : Demandes de financement, devis, formulaires d’inscriptions et documents d’information connexes ; correspondance, documents d’analyse, contrats.
Numéro du dossier : TFC FEM 020

• Demandes en lien avec des programmes ou activités
  Description : Les documents contenant les renseignements décrits dans ce fichier servent à valider l’admissibilité des requérants (par ex., personnes physiques, associations, compagnies, organismes ou autres regroupements) et de leurs demandes de financement , de leurs demandes de recommandation dans le but d’obtenir le statut de coproduction officielle, ou de leurs demandes de participation à une activité organisée par Téléfilm. Le soutien financier octroyé aux requérants vise principalement le développement, la production et la mise en marché et/ou promotion de projets, mais peut aussi servir à financer des activités de développement professionnel, de mentorat, de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger, des déplacements et le développement des talents au sein de l’industrie audiovisuelle. Selon le programme, le processus décisionnel quant à l’octroi de financement peut comporter des recommandations émises par des comités d’évaluation par les pairs ou des jurys. Le fichier contient des renseignements personnels obtenus des requérants incluant : administrateurs, dirigeants, actionnaires et représentants ou mandataires autorisés, nom, coordonnées, renseignements biographiques, renseignements sur la filmographie, curriculum vitæ, statut de citoyenneté, renseignements sur l’équité et la diversité (incluant l’appartenance aux communautés noires, autochtones ou racialisées ou à des communautés sous-représentées), sexe, orientation sexuelle, statut d’invalidité, appartenance à des communautés de langues officielles en situation minoritaire, langue, numéro d’identification, , informations financières, droits d’auteur, matériel de soutien (y compris des documents sur le droit d’auteur ou la propriété intellectuelle), ententes, lettres d’invitation, lettres d’appuis, opinions et points de vue de personnes ou au sujet de tiers, etc. Il peut aussi contenir des renseignements sur d’autres créateurs ou des tiers requérants, des mentors, des partenaires ou encore des formulaires de mise à jour d’un projet, des rapports et des requêtes (par exemple, demandes de prolongation), etc.
  Catégorie de personnes : Requérants ayant sollicité un soutien financier auprès de Téléfilm Canada, ou ayant sollicité une recommandation dans le but d’obtenir le statut de coproduction officielle, ou ayant sollicité une aide financière provenant des diverses formes de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger qu’offre potentiellement Téléfilm Canada, ou s’étant inscrit pour prendre part à une activité organisée par Téléfilm Canada ; personnel administratif, administrateurs, dirigeants et actionnaires des requérants ; créateurs ; tiers requérants ; partenaires ; consultants ; mentors ; agents ; mandataires.
  But : On recueille ces renseignements afin de valider l’admissibilité des requérants; de prendre, à l’issue du processus d’évaluation, des décisions de financement fondées sur la qualité du projet ou de l’activité proposé(e) et l’incidence du projet ou de l’activité en fonction des objectifs du programme quant à l’admissibilité; de recommander, à l’issue du processus d’évaluation, les projets susceptibles d’être reconnus par le ministère du Patrimoine canadien comme des coproductions audiovisuelles régies par les traités que le Canada a signés ; d’autoriser l’inscription à une activité ; de décerner des prix ; de créer des fichiers de transactions pour les montants versés aux requérants sélectionnés ; de publier de façon proactive la liste des bénéficiaires sur le site Web Téléfilm Canada ; et aux fins de communications et de relations publiques. Le cas échéant, les noms et coordonnées de partenaires et de mentors sont recueillis en appui au requérant. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 10 de la Loi sur Téléfilm Canada.
  Usages compatibles : En conformité avec le but décrit ci-dessus, les renseignements personnels détenus par Téléfilm Canada peuvent être utilisés ou communiqués de façons suivantes :

1. le cas échéant, dans le cadre du processus d’évaluation par les pairs ou par un jury, les demandes étant alors présentées à des comités de pairs-évaluateurs ou des jurys composés de membres issus de l’industrie audiovisuelle canadienne. Selon le programme, les demandes peuvent autrement être examinées par des évaluateurs externes ou des évaluateurs internes (analystes membres du personnel de Téléfilm Canada). Les renseignements personnels peuvent servir à déterminer l’admissibilité d’un requérant, et être consultés durant le processus d’évaluation. Le cas échéant, ils peuvent alors permettre d’évaluer la composition organisationnelle, notamment en ce qui concerne l’atteinte d’objectifs liés à l’équité et à la diversité, ainsi qu’aux communautés de langue officielle en situation minoritaire ;
2. afin de trouver des membres potentiels pour les comités consultatifs et de travail ainsi que des pairs évaluateurs ou jurés ou évaluateurs externes potentiels pour examiner les demandes;
3. dans le cadre de consultations avec d’autres organismes canadiens de soutien à l’industrie audiovisuelle, y compris des institutions publiques fédérales, provinciales ou municipales, dans le but de confirmer des sources de financement;
4. pour rendre des comptes au conseil d’administration et à la haute direction.

Les renseignements soumis dans le cadre d’un programme peuvent être utilisés et communiqués conformément aux directives du programme, au besoin :

5. pour publier et communiquer de façon proactive certains renseignements sur les bénéficiaires de financement comme le nom du requérant, la ville, la province ou le territoire, le type de financement, le montant du financement, le programme, la langue et le titre du projet ou de l’activité aux fins de divulgation publique;
6. pour planifier, évaluer et réviser les programmes, dans le cadre de vérifications et pour générer des rapports concernant ces activités;
7. avec le consentement des personnes concernées, pour générer des listes d’envoi afin de diffuser les publications et les sondages de Téléfilm Canada, ainsi que d’autres renseignements, auprès de l’industrie audiovisuelle;
8. pour la divulgation de noms et de coordonnées (par exemple l’adresse courriel) dans le cadre de certaines activités liées à la promotion et à des célébrations. Ces activités peuvent être accomplies par des tiers en ce qui concerne les programmes et les activités de Téléfilm Canada (p. ex., invitation à une cérémonie de remise de prix, invitation à soumettre une candidature pour un prix, invitation à s’inscrire à un festival ou à un marché ou à une activité). Le consentement des personnes concernées sera demandé.
9. Les coordonnées fournies durant le processus de dépôt d’une demande de financement ou d’inscription en ligne à une activité peuvent être utilisées pour identifier des utilisateurs et communiquer avec eux lorsque le processus courant de surveillance des systèmes révèle qu’ils pourraient avoir besoin d’assistance technique.
10. Le cas échéant, des renseignements peuvent être transmis à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels Téléfilm Canada a conclu une entente de partage de données.

Normes de conservation et de destruction : Les demandes sont conservées pendant 8 ans, puis détruites conformément au calendrier de conservation documentaire de Téléfilm Canada et en conformité avec l’autorisation de disposition de documents émise par Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2015/015
Renvoi au document no. : TFC PRO 015, TFC COP 010, TFC DEM 025, TFC FEM 020
Enregistrement (SCT) : 20210050
Numéro de fichier : TFC PPU 015

• Auto-identification volontaire
  Description : Les documents contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des requérants, des partenaires, des membres actifs ou potentiels pour les comités consultatifs et de travail, ainsi que des pairs évaluateurs ou jurés ou analystes externes actifs ou potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe, de l’orientation sexuelle, du statut d’invalidité, de l’appartenance à des communautés de langues officielles en situation minoritaire, de renseignements sur l’équité ainsi que sur la diversité (incluant l’appartenance aux communautés noires, autochtones ou racialisées ou à des communautés sous-représentées), recueillis à l’aide d’un formulaire ou questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.
  Catégorie de personnes : Les requérants qui présentent une demande au titre d’un programme de financement de Téléfilm Canada, ou qui désirent obtenir le statut de coproduction officielle pour leurs productions, ou qui sollicitent un aide financière provenant des diverses formes de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger qu’offre potentiellement Téléfilm Canada, ou qui désirent prendre part à une activité organisée par Téléfilm Canada, ainsi que les partenaires, les personnes qui effectuent des évaluations, les pairs évaluateurs ou jurés, ou membres des groupes consultatifs et de travail, actifs ou potentiels.
  But : Les renseignements personnels fournis orientent les mesures en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement relativement au soutien ciblé notamment pour les requérants qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire, ou qui proviennent des communautés noires, autochtones ou racialisées, ou appartenant à des communautés sous-représentées. Les mesures en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement fonctionnent parallèlement aux autres programmes de financement et activités, et leur prestation requiert que les requérants individuels ou collectifs sollicitant un soutien financier ciblé ou désirant s’inscrire à une activité s’identifient volontairement.
  Usages compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

1. pour respecter les engagements de Téléfilm Canada à créer une industrie audiovisuelle plus représentative ;
2. pour générer des rapports qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé dans le cadre des mesures mises en place en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement;
3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des équipes d’évaluation, des jurys, ainsi que des groupes consultatifs et de travail, à l’interne comme à l’externe ;
4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes et activités de Téléfilm Canada;
5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et à la haute direction;
6. le cas échéant, pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels Téléfilm Canada a conclu une entente de partage de données.

Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant 7 ans, puis détruits conformément au calendrier de conservation documentaire de Téléfilm Canada et en conformité avec l’autorisation de disposition de documents émise par Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2015/015
Renvoi au document no. : TFC PRO 015, TFC COP 010, TFC DEM 025, TFC FEM 020, TFC PPO 005
Enregistrement (SCT) : 20210075
Numéro de fichier : TFC PPU 025

Stratégie et recherche
Description : Documentation sur la politique interne de la Société, l’évaluation de la politique projetée par d’autres ministères ou organismes gouvernementaux et groupes d’intérêts de l’industrie audiovisuelles et la réaction à ces politiques.
Types de documents : Politiques ; documents de planification interne ; rapports statistiques ; rapports annuels, sondages ; documents de consultation ; correspondance.
Numéro du dossier : TFC PPO 005

• Auto-identification volontaire
  Description : Les documents contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent notamment des renseignements personnels fournis volontairement par des requérants, des partenaires, des membres actifs ou potentiels pour les comités consultatifs et de travail, ainsi que des pairs évaluateurs ou jurés ou analystes externes actifs ou potentiels. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de coordonnées, du statut de citoyenneté, de la langue, du sexe, de l’orientation sexuelle, du statut d’invalidité, de l’appartenance à des communautés de langues officielles en situation minoritaire, de renseignements sur l’équité ainsi que sur la diversité (incluant l’appartenance aux communautés noires, autochtones ou racialisées ou à des communautés sous-représentées), recueillis à l’aide d’un formulaire ou questionnaire en ligne et qui sont conservés dans un système de données automatisé.
  Catégorie de personnes : Les requérants qui présentent une demande au titre d’un programme de financement de Téléfilm Canada, ou qui désirent obtenir le statut de coproduction officielle pour leurs productions, ou qui sollicitent un aide financière provenant des diverses formes de soutien promotionnel au contenu canadien au Canada et à l’étranger qu’offre potentiellement Téléfilm Canada, ou qui désirent prendre part à une activité organisée par Téléfilm Canada, ainsi que les partenaires, les personnes qui effectuent des évaluations, les pairs évaluateurs ou jurés, ou membres des groupes consultatifs et de travail, actifs ou potentiels.
  But : Les renseignements personnels fournis orientent les mesures en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement relativement au soutien ciblé notamment pour les requérants qui travaillent dans leur langue officielle au sein d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire, ou qui proviennent des communautés noires, autochtones ou racialisées, ou appartenant à des communautés sous-représentées. Les mesures en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement fonctionnent parallèlement aux autres programmes de financement et activités, et leur prestation requiert que les requérants individuels ou collectifs sollicitant un soutien financier ciblé ou désirant s’inscrire à une activité s’identifient volontairement.
  Usages compatibles : Les renseignements recueillis sont utilisés à des fins institutionnelles, notamment :

1. pour respecter les engagements de Téléfilm Canada à créer une industrie audiovisuelle plus représentative ;
2. pour générer des rapports qui permettront de mesurer l’efficacité du soutien accordé dans le cadre des mesures mises en place en matière d’équité et d’amélioration de l’accès aux portefeuilles de financement;
3. pour assurer au fil du temps un équilibre dans la composition des équipes d’évaluation, des jurys, ainsi que des groupes consultatifs et de travail, à l’interne comme à l’externe ;
4. pour concevoir, réviser et évaluer les programmes et activités de Téléfilm Canada;
5. pour rendre des comptes au conseil d’administration et à la haute direction;
6. le cas échéant, pour transmettre des renseignements à d’autres ministères, organismes ou sous-traitants avec lesquels Téléfilm Canada a conclu une entente de partage de données.

Normes de conservation et de destruction : Les formulaires remplis sont conservés pendant 7 ans, puis détruits conformément au calendrier de conservation documentaire de Téléfilm Canada et en conformité avec l’autorisation de disposition de documents émise par Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2015/015
Renvoi au document no. : TFC PRO 015, TFC COP 010, TFC DEM 025, TFC FEM 020, TFC PPO 005
Enregistrement (SCT) : 20210075
Numéro de fichier : TFC PPU 025

• Analyse sur la diversité des communautés culturelles
  Description : Ce fichier décrit des informations personnelles obtenues des membres de communautés culturelles, incluant le nom, le sexe, les origines culturelles et ancestrales ainsi que l’affiliation en tant que minorité visible.
  Catégorie de personnes : Les membres de communautés culturelles, tels les scénaristes, les directeurs, les acteurs et les producteurs ayant demandé le financement de projet et qui ont fourni des informations sur les origines culturelles et ancestrales ainsi que sur l’affiliation en tant que minorité visible.
  But : Les informations sont obtenues afin d’évaluer si Téléfilm Canada rencontre ses obligations conformément à la Loi sur le Multiculturalisme canadien. Elles sont utilisées pour comparer sa clientèle avec la composition ethnoculturelle du Canada et pour suivre de près l’accès aux programmes par les communautés culturelles. Les informations sont mises en commun avec la base de données sur les investissements de l’institution pour produire des rapports statistiques globaux.
  Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour fournir des rapports au ministère du Patrimoine canadien concernant l’évaluation de Téléfilm Canada et sa conformité aux principes de la Loi sur le Multiculturalisme canadien. Les informations peuvent aussi être utilisées pour fins de recherche, de planification, de vérification et d’évaluation.
  Normes de conservation et de destruction : L’autorisation de disposition de documents (ADD) reste à déterminer. L’intention est de conserver les informations pendant 15 ans après la dernière consultation et, une fois que l’ADD est approuvée, elles seront détruites une fois la période de conservation expirée.
  No. ADD : TBD
  Renvoi au document no. : TFC PPO 005
  Enregistrement (SCT) : 005602
  Numéro de fichier : DIC PPU 005